Information Systems Development for Emerging Public Sector Cross-sector Collaborations: The Case of Swedish Emergency Response

Therefore, the thesis objective is to explore IS-related opportunities, challenges and needs aimed at supporting heterogeneous actors in emerging cross-sector collaborations in emergency response in order to enable and facilitate future related IS development. To achieve this, a user-centred approach was applied. A baseline study was performed followed by three case studies on ‘co-location of actors’, ‘co-operative use of resources’ and ‘semi-professionals as first responders’ by performing interviews, focus groups, participant observation, Future Workshops, an exercise and an after-action review. The thesis is based on case study research and qualitative research methods. Sociotechnical systems theory, the sociotechnical ensemble view, and network governance were used as the analytical framework. As part of achieving the thesis objectives, experiences from applying user participation in the context of cross-sector collaboration are also presented as part of the results. A context-specific framework developed to systematise and explore various important aspects of cross-sector collaboration in emergency response is also described.

The results of this thesis indicate that the needs for IS in cross-sector collaborations vary from simple smartphone applications to manage alarms, positioning and the dispatching of new resources, to more sophisticated tools for sharing and viewing incident data. The results also indicate that these collaborations have the potential (e.g. resource redundancy, pooled competencies to increase total capacity) to improve Swedish emergency response if supported by adequate IS/IT support. The major challenges are organisational, economic and juridical and the most prominent are ambiguities in actors’ tasks and responsibilities, and how to prioritise between ordinary work and ‘new’ first-response tasks. They must be addressed to enable certain IS-functions, e.g. information sharing and positioning of resources The results also highlight several institutional factors (e.g. mutual interest between members, collective problem-solving, secrecy aspects) which are believed to play a key role in the success or failure of the collaborations and which must be adressed in the development of IS-support. The actors also have substantial basic needs for training (e.g. fire extinguishing, first aid) and emergency supplies (e.g. fire extinguishers, healthcare kits).

Applying user participation also faced challenges, the major one being the development of a future cross-sector collaboration in a context that does not yet exist, and involving stakeholders from resource-strained organisations in doing so. The stakeholders, and sometimes also the primary end-users, are partly unknown and tasks are undefined. As a response to these challenges, a combination of activities based on multiple design groups, scenario-based Future Workshops, focus groups, the context-specific framework, a practical exercise and an after-action-review was provided. The framework, which was used to support data collection and user participation, includes 15 dimensions each intended to represent important aspects of cross-sector collaboration.

The thesis major contributions are the identified opportunities, challenges and need as a ’sociotechnical ensemble’ and generated and from several studies, thus being comparable. The thesis more theoretical contributions is the combined application of the sociotechnical ensemble view and network governance where the studied collaboration forms are characterised as a hybrid form of networks and more traditional government mechanisms and where it is pointed out that network governance lacks explicit IS/IT aspects. In a wider perspective, the research fields of IS and political science may cross-fertilise each other when studying emerging cross-sector collaboration in the public sector. Identified user participation challenges relevant to the cross-sector collaboration context, suggestions on how they can be handled and the context-specific framework are contributions that can be used in practical user-centred IS development in similar contexts. 

Informationssystem (IS) används idag i de flesta verksamheter inom respons och räddningsområdet t.ex. för beslutsstöd, kommunikation, informationsutbyte och resurspositionering. Fel i systemen kan bidra till misslyckad samverkan vid räddningsinsatser som i sin tur kan riskera människors liv och orsaka skador på miljö och infrastruktur vid såväl små, frekventa olyckor som storskaliga händelser, kriser och katastrofer. Budgetnedskärningar, brist på professionella resurser, naturkatastrofer (t.ex. skogsbränder, stormar) och terrorattacker är några exempel på utmaningar som har intensifierats under de senaste decennierna. Samtidigt fortsätter frekventa, småskaliga olyckor att inträffa, både i urbana och i glesbygdsområden. Därför är responsaktörerna ofta under hård press. Ett sätt att hantera utmaningarna, både i Sverige och internationellt, är tvärsektoriella samverkansformer som i sin tur involverar ofta heterogena samhällsresurser. Samarbetskontexten är förhållandevis ny och de involverade aktörerna och deras behov delvis okända.

Avhandlingen syftar därför till att utforska IS-relaterade möjligheter, utmaningar och behov för att stödja heterogena aktörer inom nya tvärsektoriella framväxande samverkansformer i svensk respons och räddning. För att utforska detta användes en användarcentrerad ansats. Därför genomfördes en bakgrundsstudie och tre fallstudier på ’samlokalisering av aktörer’, ’sambruk av resurser’ och ’semi-professionella som förstainsatspersoner’ genom att utföra intervjuer, fokusgrupper, deltagande observation, Future Workshops, och en övning med följande After-Action-Review. Avhandlingen bygger därmed på fallstudieforskning och kvalitativa forskningsmetoder. ’Socioteknisk systemteori’, begreppet ’socioteknisk ensemble’ och ’network governance’ teori används som forskningens analytiska ramverk. Som ett led i att uppfylla syftet presenteras dessutom erfarenheter från användarmedverkan i kontexten tvärsektoriell samverkan som ett delresultat samt ett kontext-specifikt ramverk utvecklat för att systematisera och utforska olika viktiga aspekter av tvärsektoriell samverkan i respons- och räddningsverksamhet.

Avhandlingens resultat visar att behoven av IS i tvärsektoriella samverkansformer varierar från enkla smartphoneapplikationer för larmhantering, positionering och utryckning av nya resurser, till mer sofistikerade verktyg för informationsdelning och gemensamma lägesbilder. Resultaten pekar också mot att med rätt IS stöd har samverkansformerna potential (t.ex. i form av resursredundans, gemensam pool för ökad kapacitet) för att förbättra svensk räddningsverksamhet. De stora utmaningarna är organisatoriska, ekonomiska och juridiska. De mest framträdande är otydligheter i aktörernas uppgifter, roll och ansvar, och hur man prioriterar mellan sitt befintliga arbete och "nya" förstainsatser. Utmaningarna måste lösas för att möjliggöra IS-funktioner, till exempel vid informationsdelning och resurspositionering. Resultaten belyser också explicit flera institutionella faktorer (t.ex. gemensamt intresse och mål, kollektiv problemlösning, sekretesshantering) som tros ha en nyckelroll i samverkansformernas realisering och som måste hanteras i utveckling av relaterat IS-stöd. Aktörerna har också grundläggande behov av träning (t.ex. brandsläckning, första hjälpen) och utrusning (t.ex. brandsläckare, sjukvårdskit).

Tillämpningen av användarmedverkan visade också på utmaningar, varav den främsta var att utveckla framtida tvärsektoriell samverkan i ett sammanhang som ännu inte existerar och att involvera intressenter från organisationer med ansträngda resurser för att genomföra detta. Intressenterna, ibland även de primära slutanvändarna, är delvis okända och uppgifterna är odefinierade. Som ett sätt att hantera utmaningarna genomfördes en kombination av aktiviteter som baserades på multipla designgrupper, scenariobaserade Future Workshops, fokusgrupper, ett kontextspecifikt ramverk, en övning och en After-Action-Review samt det kontext-specifika ramverket. Ramverket som användes för att stödja datainsamling och användarmedverkan innehåller 15 dimensioner som är tänkta att representera viktiga aspekter av tvärsektoriella samverkansformer.

Avhandlingens främsta bidrag är de identifierade möjligheterna, utmaningarna och behoven som en ’social ensemble’ och som genererade och jämförbara ur flera studier. Avhandlingens mer teoretiska bidrag är den kombinerade tillämpningen av ’sociotechnical ensemble’ och ’network governance’ där de studerade samverkansformerna lyfts fram som en blandform av nätverk och mer traditionella styrmekanismer och där det påpekas att network governance saknar explicita IS/IT delar. I ett större sammanhang kan forskningsfälten IS och statsvetenskap kan komplettera varandra vid studier av framväxande tvärsektoriell samverkan i offentlig sektor. Relevanta utmaningar vid användarmedverkan i kontexten, förslag på hur de kan hanteras och det kontext-specifika ramverket är bidrag som kan används i praktisk användarcentrerad IS-utveckling i liknande sammanhang.